Hinweis: Aus Datenschutzgründen wird der Name des Kunden in diesem Bericht nicht genannt.

Zusammenfassung des Projekts

In einem innovativen Projekt zur digitalen Transformation hat EcomTask erfolgreich einen Telefon-AI-Mitarbeiter in Zahnarztpraxen integriert, der Patienten termingerecht an bevorstehende Vorsorgeuntersuchungen und Behandlungen erinnert, direkt Termine vereinbart oder Änderungen vornimmt und Patientenfragen beantwortet. Diese Lösung dient nicht nur der Entlastung des Praxispersonals, sondern verbessert auch die Servicequalität für die Patienten. Durch die Fähigkeit, auch bei großem Anrufvolumen flexibel und effizient zu agieren, trägt der AI-Agent entscheidend zu einem optimierten Praxisalltag bei.

Projektziele und Funktionen des Telefon-AI-Mitarbeiters

Der Telefon-AI-Agent erfüllt eine Vielzahl wichtiger Aufgaben in der Praxisorganisation, die zu mehr Effizienz, Patientenzufriedenheit und termingerechter Gesundheitsvorsorge beitragen.

1. Automatisierte Terminerinnerungen und Patientenkommunikation
   Der AI-Mitarbeiter kontaktiert Patienten, um sie an bevorstehende Termine zu erinnern und informiert sie freundlich und professionell über den Zweck des Anrufs. Durch gezielte Erinnerungen zu vereinbarten Terminen sowie proaktive Anrufe für Vorsorgeuntersuchungen steigert die Praxis die Termintreue und reduziert Terminabsagen erheblich.

2. Direkte Terminvereinbarung und flexible Änderungen
   Während des Gesprächs kann der AI-Agent direkt im Praxisverwaltungssystem neue Termine buchen oder bestehende verschieben, was für spontane Patientenanfragen eine unmittelbare Lösung bietet. Dies erfolgt durch eine nahtlose API-Anbindung an den Kalender, die aktuelle Verfügbarkeiten in Echtzeit abruft und automatisch vermerkt.

3. Schnelle Beantwortung von Fragen und Eskalation bei komplexen Anliegen
   Patienten können allgemeine Fragen zu Praxiszeiten, Verfügbarkeit oder angebotenen Leistungen direkt im Gespräch klären. Bei Fragen, die eine persönliche Beratung durch das Praxispersonal erfordern, wird das Gespräch direkt weitergeleitet. So bleibt das Team für komplexere Anliegen verfügbar, während Routineanfragen durch die KI effizient bearbeitet werden.

4. Reduzierung von Terminlücken und Verbesserung der Patientenzufriedenheit
   Durch die hohe Flexibilität des AI-Mitarbeiters, der auch kurzfristige Lücken füllen kann, wird die Praxis optimiert ausgelastet. Da Patienten gezielt an ihre Gesundheitsvorsorge erinnert werden, nehmen sie ihre Termine zuverlässiger wahr und die Praxis wird wirtschaftlicher geführt. Die positive Erfahrung und die Möglichkeit der sofortigen Buchung erhöhen zudem die Patientenbindung.

Technische Umsetzung und Integrationsprozess

EcomTask setzte einen detaillierten Plan um, um den Telefon-AI-Agenten nahtlos in die vorhandene Infrastruktur der Zahnarztpraxen zu integrieren und gleichzeitig hohe Datenschutzstandards zu gewährleisten. Hier die wesentlichen Aspekte:

1. Integration der Telefonanlage und des Terminkalenders

Der AI-Mitarbeiter agiert vollständig integriert mit der Telefonanlage und dem Terminkalender der Praxis.

• Telefonanbindung: Über eine SIP/VoIP-Schnittstelle werden Anrufe initiiert und entgegengenommen, sodass der AI-Mitarbeiter eigenständig Erinnerungen und Terminanfragen bearbeiten kann. Die Spracherkennung erfolgt durch Natural Language Processing (NLP), das Patientenanfragen versteht und entsprechend antwortet.

• Kalenderanbindung: Der AI-Agent kann den Kalender einsehen, neue Termine eintragen und Änderungen in Echtzeit vornehmen. Durch eine API-Anbindung werden so Terminanfragen automatisiert bearbeitet, Doppelbuchungen vermieden und immer die aktuellsten freien Slots angezeigt.

2. Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit

Der AI-Agent ist flexibel und kann das Anrufvolumen unabhängig von der Auslastung der Praxis bewältigen. Ob während Stoßzeiten oder bei geringem Patientenaufkommen – die Leistung des AI-Agents bleibt stabil, sodass jederzeit eine hohe Servicequalität gewährleistet ist. Die praxisindividuelle Konfiguration ermöglicht zudem die Anpassung der Anrufzeitpunkte und Inhalte.

3. Effiziente Steuerung und Monitoring

Ein Überwachungssystem dokumentiert die Aktivitäten des AI-Mitarbeiters in Echtzeit, erfasst Erfolgsquoten, Anrufzahlen und Termintreue und analysiert die Qualität der Interaktionen. So kann die Praxis langfristig die Interaktionsdaten für Prozessoptimierungen nutzen und durch die identifizierten Muster weitere Verbesserungen im Patientenservice erzielen.

Vorteile und Mehrwert für die Praxis

EcomTask’s Telefon-AI-Agent bietet durch seine Funktionen eine Vielzahl von Vorteilen für Zahnarztpraxen:

• Optimierte Termintreue und Reduktion von Ausfallquoten
  Dank der systematischen Erinnerung per Telefon und der Möglichkeit zur Terminänderung steigt die Rate wahrgenommener Termine signifikant. Dies vermeidet Einnahmeverluste durch nicht wahrgenommene Termine und gewährleistet eine effiziente Auslastung der Praxisräume.

• Effiziente Entlastung des Praxisteams
  Durch die Automatisierung von Routineanrufen und Terminanfragen kann das Praxisteam sich stärker auf die persönliche Betreuung der Patienten vor Ort konzentrieren. Die Arbeitsbelastung wird reduziert, während gleichzeitig eine schnellere Bearbeitung aller Anfragen sichergestellt ist.

• Verbesserung der Patientenzufriedenheit
  Patienten profitieren von der sofortigen Verfügbarkeit des AI-Mitarbeiters, der Termine schnell und direkt am Telefon buchen oder ändern kann. Diese Flexibilität und der persönliche Kontakt erhöhen die Zufriedenheit und fördern die Loyalität der Patienten zur Praxis.

• Datenbasierte Einblicke für kontinuierliche Verbesserungen
  Der AI-Agent sammelt wertvolle Daten über Patienteninteraktionen und Termine, die die Praxisführung für eine weitergehende Optimierung der Terminvergabe und Praxisplanung nutzen kann.

Datenschutz und Sicherheitsmaßnahmen

Die Lösung ist vollständig DSGVO-konform und erfüllt höchste Sicherheitsanforderungen:

1. Einwilligung und transparente Datenverarbeitung
   Vor der Nutzung wird die Einwilligung der Patienten eingeholt, und die Praxis informiert transparent über den Einsatz der AI-Technologie.

2. Verschlüsselte Datenübertragung und Speicherung
   Alle Daten werden während der Übertragung und Speicherung auf AWS-Servern verschlüsselt. Für die Übertragung wird TLS genutzt, während die Speicherung auf AES-256 basiert, um ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten.

3. Zugriffskontrollen und Rollenmanagement
   Der Zugriff auf Patientendaten ist ausschließlich autorisierten Mitarbeitern gestattet, die rollenbasiert verwaltet werden. Alle Mitarbeiter werden in Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsstandards regelmäßig geschult.

4. DSGVO-konformer Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA)
   EcomTask hat mit OpenAI einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen, der sicherstellt, dass personenbezogene Daten nur gemäß den Praxisanweisungen verarbeitet werden und strengen Sicherheitsanforderungen genügen.

5. Regelmäßige Überprüfung und Datenlöschung
   Alle nicht mehr benötigten Daten werden sicher und unwiderruflich gelöscht. Die Systeme werden regelmäßig geprüft, um eine fortlaufende Einhaltung der Datenschutzanforderungen sicherzustellen.

Fazit

Der AI-Mitarbeiter von EcomTask ist eine zukunftsweisende Lösung für Zahnarztpraxen, die Routineprozesse automatisiert, eine hohe Termintreue sichert und den administrativen Aufwand für das Team verringert. Diese umfassende Integration des AI-Agenten schafft eine effiziente Praxisorganisation, steigert die Patientenzufriedenheit und optimiert langfristig die Arbeitsprozesse.