Hinweis: Aus Datenschutzgründen wird der Name des Kunden in diesem Bericht nicht genannt.

Ausgangssituation und Herausforderungen

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Personalplanung effizient und flexibel zu gestalten. Besonders in dynamischen Arbeitsumfeldern mit variierenden Anforderungen und wechselnden Verfügbarkeiten der Mitarbeiter führt eine manuelle Planung häufig zu Ineffizienzen, unzufriedenen Mitarbeitern und hoher administrativer Belastung.

Traditionelle Planungsmethoden sind oft zu starr, aufwendig und wenig anpassungsfähig. Unternehmen benötigen daher eine Lösung, die eine dynamische, vorausschauende Planung ermöglicht und gleichzeitig den Mitarbeitern maximale Flexibilität bietet. Darüber hinaus sollte die Lösung bestehende IT-Infrastrukturen nahtlos integrieren, Daten in Echtzeit analysieren und dabei höchste Datenschutzstandards gewährleisten.

Die Lösung: SmartShift – Eine KI-gestützte, adaptive Personalplanung

SmartShift ist eine in Entwicklung befindliche Lösung zur automatisierten Schichtplanung, die Künstliche Intelligenz (KI) nutzt, um den optimalen Personaleinsatz zu ermitteln. Durch den Einsatz intelligenter Algorithmen sollen die individuellen Wunschzeiten der Mitarbeiter mit betrieblichen Erfordernissen abgeglichen werden, um eine möglichst ausgewogene und effiziente Schichtplanung zu gewährleisten.

Technische Umsetzung und Integration

1. KI-gestützte Planungsalgorithmen

SmartShift wird eine Kombination aus Natural Language Processing (NLP), Machine Learning (ML) und Optimierungsalgorithmen nutzen, um die Schichtplanung auf Basis historischer Betriebsdaten und aktueller Anforderungen zu optimieren. Die wichtigsten Datenpunkte sind:

• Mitarbeiter-Wunschzeiten

• Mindestbesetzungsanforderungen

• Betriebsdaten (z. B. Anruf- und E-Mail-Volumen, Kundennachfrage)

• Abwesenheiten (z. B. Krankheit, Urlaub)

• Qualifikationen und Multi-Skill-Zuweisungen

Der Algorithmus soll diese Parameter mit betrieblichen Vorgaben abgleichen und eine dynamische Personalplanung ermöglichen, die flexibel an Veränderungen angepasst werden kann.

2. Validierung & Statische Prüfungen

Bevor die KI eine Schichtplanung vornimmt, wird eine statische Validierung der Wunschzeiten durch eine Regelprüfung erfolgen. Dabei soll überprüft werden, ob:

• gesetzliche Ruhezeiten eingehalten werden,

• Mindestarbeitsstunden pro Woche erfüllt sind,

• Pflicht-Präsenztage beachtet werden.

Nur validierte Daten sollen in den Planungsprozess einfließen, um betriebliche Anforderungen und Compliance-Richtlinien zu gewährleisten.

3. Dashboard-Integration & Echtzeit-Analyse

SmartShift wird mit bestehenden Unternehmens-Dashboards, Zeiterfassungssystemen und HR-Plattformen vernetzt. Dies soll ermöglichen:

• Nutzung von Echtzeit-Daten zur dynamischen Anpassung der Personalplanung,

• kurzfristige Neuzuordnung bei Krankheitsausfällen oder betrieblichem Mehrbedarf,

• Erstellung detaillierter Reports zu Überstunden, Wunscherfüllungsquote und Mitarbeiterauslastung.

Vorteile der Lösung

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Planung reduziert den manuellen Aufwand erheblich.

• Flexibilität: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten aktiv mitgestalten.

• Optimierung der Ressourcen: KI-gestützte Planung sorgt für bedarfsgerechten Personaleinsatz.

• Skalierbarkeit: Geeignet für Unternehmen aller Größen und Branchen.

• Schnelle Anpassung: Echtzeit-Daten ermöglichen flexible Reaktionen auf Veränderungen.

• Datenschutz & Sicherheit: Die Lösung wird höchste DSGVO-Standards durch Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen erfüllen.

Monitoring und kontinuierliche Verbesserung

Da sich das Projekt noch in der Entwicklung befindet, werden folgende Maßnahmen für die Optimierung der Lösung berücksichtigt:

• Performance-Tracking: Überwachung der KI-Planung durch Dashboards mit Echtzeit-Analysen.

• Regelmäßige Systemanpassungen: Basierend auf Tests, Feedback und neuen Betriebsanforderungen.

• Mitarbeiterzufriedenheitsanalyse: Bewertung der Wunscherfüllungsquote und Anpassung der Algorithmen.

Fazit

Die Entwicklung von SmartShift soll einen bedeutenden Fortschritt in der Personalplanung ermöglichen. Unternehmen könnten zukünftig von einer optimierten Ressourcennutzung, reduzierten Verwaltungskosten und zufriedeneren Mitarbeitern profitieren. Die intelligente Automatisierung soll eine dynamische, transparente und effiziente Arbeitszeitgestaltung ermöglichen, die sowohl die Interessen der Mitarbeiter als auch betriebliche Anforderungen optimal ausbalanciert. SmartShift zeigt das Potenzial moderner KI-Technologie, traditionelle Prozesse nachhaltig zu transformieren.